Jednym z wielu problemów jakie mogą wystąpić podczas szybkiego wdrożenia pracy zdalnej są stacjonarne linie telefoniczne. Numery kontaktowe zamieszczone są na stronach internetowych, banerach, wizytówkach oraz w telefonach klientów. Zmiana numeru jak widać nie jest więc dobrym wyjściem. W tym wpisie poruszymy tematykę rozwiązań, które stosujemy u naszych Klientów podczas wdrażania pracy zdalnej. Co istotne skupimy się na systemach które można wdrożyć ekspresowo bez konieczności zakupu fizycznego sprzętu. Nasze doświadczenie w przeciągu ostatnich tygodni pokazuje, że w obecnej sytuacji takie rozwiązania sprawdzają się najlepiej.
Obecna sytuacja zmusza wiele przedsiębiorstw i instytucji do błyskawicznego wdrażania modelu pracy zdalnej. Niestety znacząca większość z nich nigdy na taki model się wcześniej nie przygotowywała a co za tym idzie nie posiada odpowiednich zasobów i procedur zapewniających bezpieczeństwo takiej pracy. Efektem tego jest lawinowo rosnąca liczba wycieków danych do których dochodzi właśnie podczas pracy zdalnej. W tym wpisie poruszmy kwestie na jakie należy zwrócić uwagę podczas planowania lub reorganizacji modelu pracy zdalnej w firmie pod kątem bezpieczeństwa IT.
Wirtualna centrala VoIP od SupportIT
Maszyna wirtualnej centrali telefonicznej zużywa minimalne ilości zasobów i nie obciąża w sposób istotny Państwa serwera. Jeśli jednak nie dysponują Państwo wymaganymi zasobami lub nie chcą Państwo instalować dodatkowej maszyny na serwerze oferujemy uruchomienie centrali telefonicznej w naszej chmurze. W śród systemów które wspieramy można wyróżnić komercyjne rozwiązania takie jak 3CX oraz open source w tym między innymi popularne Asterisk i FreePBX.
Aplikacje
Oferowane przez nas rozwiązania posiadają dedykowane aplikacje na komputery Windows, Mac oraz Linux a także aplikacje mobilne na iOS i Android. Pozwala to w prosty sposób na wdrożenie pracy zdalnej gdyż do korzystania z centralki wymagane jest tylko połączenie z Internetem. Użytkownik podczas pracy poza biurem może korzystać z aplikacji mobilnej a po powrocie na stanowisko obsługiwać tę samą linię z komputera korzystając ze słuchawek i mikrofonu co pozwala na wygodniejszą pracę.
Bezpieczeństwo
W przypadku usługi dostępnej dla Państwa pracowników w Internecie należy poruszyć kwestie bezpieczeństwa. Systemy VoIP które wdrażamy zapewniają szyfrowanie end-to-end a co za tym idzie nie jest możliwe ustalenie przez innych użytkowników sieci ani dostawców internetowych Państwa pracowników treści ani stron rozmowy. Jest to niezwykle istotne w kontekście bezpieczeństwa oraz przepisów RODO. Szyfrowanie jest kluczowe dla pracowników zdalnych korzystających z domowych sieci.
Redukcja kosztów
Jedną z największych zalet z VoIP jest redukcja kosztów rezygnacja z tradycyjnej linii telefonicznej pozwala na wyeliminowanie kosztów połączeń, utrzymania linii a także opłat za dodatkowe linie. W przypadku VoIP konieczne jest tylko utrzymanie numeru. Migracja do VoIP nie musi oznaczać nowego numeru, istnieje możliwość jego przeniesienia. Do komunikacji wykorzystywana infrastruktura IT a co za tym idzie nie jest konieczne dalsze utrzymywanie okablowania telefonicznego.
Szeroki wachlarz narzędzi
Centralki VoIP oferują szeroki wachlarz narzędzi do zarządzania Państwa liniami telefonicznymi stosowanymi często w call center oraz dużych firmach. Wirtualizacja zapewnia szerokie możliwości rozwoju funkcjonalności Państwa linii gdyż nie jesteśmy ograniczeni funkcjami sprzętu.
Wiadomość powitalna
Jedną z najpopularniejszych funkcji w centralkach VoIP jest wiadomość powitalna która może zostać odtworzona przed połączeniem. Pozwala to na odczytanie np. wymaganych prawem klauzul RODO a także poza godzinami pracy firmy poinformowanie klienta kiedy może się skontaktować.
Rejestr połączeń i nagrywanie
Funkcje nagrywania połączeń a także prowadzenie pełnego rejestru połączeń pozwalają lepiej kontrolować pracę zdalną pracowników zdalnych a także nagrywać rozmowy z klientami. W panelu zarządzania można sprawdzić czy pracownicy odbierają telefony w godzinach pracy oraz oddzwaniają do klientów.
Wybór działów
W przypadku większych firm możliwe jest wdrożenie podziału linii na poszczególne działy wybierane poprzez wciśnięcie klawiszy numerycznych. Rozwiązanie to jest szeroko stosowane na całym świecie, pozwala to na zastąpienie wielu numerów jednym ogólnym numerem co ułatwia komunikacje z klientami.
Kolejka oczekujących
Kolejka oczekujących klientów pozwala uniknąć sytuacji w których klient nie może dodzwonić się do Państwa firmy – zostanie połączony a następnie odczytana zostanie wiadomość o miejscu w kolejce oraz możliwym czasie oczekiwania. W przypadku odrzucenia połączenia istniałoby ryzyko, że klient zadzwoni do konkurencji.
Wideokonferencje
Podczas pracy zdalnej wideokonferencje pozwalają na organizowanie spotkań firmowych, zebrań, narad oraz prezentacji. Dzięki zastosowaniu sprawdzonego rozwiązania mają Państwo pewność że połączenia są bezpieczne i odpowiednio szyfrowane. Co istotne połączenia wideo nie wiążą się z dodatkowym kosztem.
Ile trwa wdrożenie VoIP?
Obecna sytuacja sprawia że wielu naszych klientów wymaga szybkiej realizacji projektów. W ostatnich tygodniach dokonaliśmy wielu ekspresowych wdrożeń niektóre z nich trwały niespełna kilka godzin. Wdrożenia dzięki wirtualizacji i rozwiązaniom chmurowym przebiegają w błyskawicznym tempie.
Zapytaj o wdrożenie
Jeśli rozważają Państwo wdrożenie VoIP zapraszamy do kontaktu, otrzymają Państwo propozycje rozwiązań dostosowanych do indywidualnej specyfiki firmy.
Powiązane posty:
Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej
Wiemy już, że pracy zdalnej nie trzeba się obawiać: wykonywanie obowiązków pracowniczych w formie zdalnej może być wygodne i efektywne. Co jednak z bezpieczeństwem danych osobowych w takiej sytuacji? Jak skutecznie zabezpieczyć firmę przed wyciekiem danych osobowych podczas pracy zdalnej?
Administracja serwerami Windows, Linux – firma – oferta i ceny.
Jednym z najważniejszych elementów pracy przedsiębiorstwa są serwery. Na co dzień wiele osób nie dostrzega jak ważne role pełnią one w firmie. Dopiero problemy i awarie uświadamiają nas o tym, że powinno zadbać się również o tę część infrastruktury w organizacji. Serwisowanie, aktualizacja, utrzymanie odpowiedniej wydajności i sprawności, czy też zapewnienie bezpieczeństwa to zadania, na które może zabraknąć czasu lub odpowiednich kompetencji w zespole – warto wówczas skorzystać z pomocy firmy informatycznej.